AVISO DE PRIVACIDAD PARA EVENTOS
TD SYNNEX Spain SLU de conformidad con la legislación vigente (en adelante, "TD SYNNEX") se compromete a proteger tu privacidad y te garantiza el cumplimento de la legislación de protección de datos personales, en particular, el Reglamento General de Protección de Datos ("RGPD") y la legislación sobre protección de datos personales aplicable en cada país en los que esté domiciliado. Tus datos personales serán tratados de forma lícita, leal y transparente; conforme a fines determinados explícitos y legítimos; y sólo si son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con dichos fines. Además, mantendremos tus datos exactos y actualizados, conservándolos de forma que se permita su identificación sólo durante el tiempo necesario para cumplir los fines del tratamiento.
TD SYNNEX ha implementado las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger tus datos de pérdidas accidentales o de su alteración, acceso, uso o divulgación no autorizados, habiendo asimismo establecido procedimientos para reaccionar ante cualquier incidente de seguridad que pudiera afectar a tus datos personales.
Mediante el presente aviso de privacidad te informamos acerca del modo en que se llevará a cabo el tratamiento de tus datos personales con ocasión de tu participación en un evento organizado por TD SYNNEX.
En el caso de proceder a actualizar este aviso de privacidad te lo comunicaremos a través de este sitio web.
Si vas a acudir acompañado al evento, antes de facilitarnos los datos personales de dichos acompañantes, debes informarles sobre el tratamiento de sus datos conforme a este aviso de privacidad.
¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?
El responsable del tratamiento de tus datos personales es TD SYNNEX Spain, S.L.U..
TD SYNNEX ha designado a los siguientes Delegados de Protección de Datos respecto de las siguientes compañías, a quienes podrás dirigirte en relación con cualquier cuestión relativa a la presente Política de privacidad: privacy@tdsynnex.com
¿Qué datos personales tratamos y de dónde los obtenemos?
Los datos personales que tratamos pertenecen a las siguientes categorías:
- Datos de carácter identificativo y de contacto: nombre y apellidos, DNI/NIE/Pasaporte o documento de identidad análogo, dirección postal y/o electrónica, teléfono o matrícula de vehículo e imagen y voz (planos generales).
- Datos relativos a características personales: fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, idiomas y, en caso de que los invitados acudan con familiares, datos de familia.
- Datos académicos y profesionales: experiencia profesional, pertenencia a colegios o asociaciones profesionales o formación y titulaciones.
- Datos referentes a circunstancias sociales: pertenencia a clubes o asociaciones o aficiones y estilos de vida.
- Detalles de empleo: profesión y cargos profesionales.
- Información comercial: creaciones artísticas, literarias, científicas o técnicas.
- Otros datos: fecha y hora de acceso al Evento.
En ocasiones, habida cuenta de las características del evento, TD SYNNEX pondrá a disposición de los invitados una dirección de correo para que puedan remitir datos relacionados con su salud o características físicas o antropométricas, por ejemplo datos de alergias, requerimientos alimentarios especiales o problemas de movilidad, que fueran precisos para la adopción de las medidas necesarias para garantizar la adecuada participación de aquéllos en dicho evento.
Los datos anteriores pueden proceder de diversas fuentes:
- El propio interesado (o, en el caso de los menores de edad, sus representantes legales), quien los proporciona al completar el formulario de inscripción al evento y/o al asistir al mismo o en el marco de cualquier otro evento en el que haya participado con anterioridad. Asimismo, es posible que la entidad organizadora disponga previamente de los datos con motivo, por ejemplo, de la relación contractual o comercial entablada con los propios interesados.
- Entidades privadas a las que los interesados representan o en las que prestan sus servicios.
- Administraciones Públicas y entidades educativas.
¿Con qué finalidades tratamos tus datos?
La información facilitada se tratará con las siguientes finalidades:
- Envío de la invitación al evento.
- Gestión de tu participación en el evento y organización y logística del mismo.
- Control de accesos al evento.
- Captación de imágenes y vídeos para la elaboración de materias audiovisuales y su posterior difusión en medios de comunicación corporativos online y offline (p. ej. página web corporativa, intranet y perfiles en redes sociales).
- En algunos casos, para realizar una encuesta de satisfacción sobre el evento.
¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de tus datos?
La base legal para el tratamiento de tus datos personales con la finalidad indicada en el apartado a), es el interés legítimo de TD SYNNEX en la creación de una red de contactos para el desarrollo y mantenimiento de relaciones públicas y/o networking con sus grupos de interés, así como para el intercambio de opiniones sobre cuestiones relacionadas con su proyecto empresarial y estrategia de responsabilidad social, con el fin de contribuir al desarrollo de las comunidades en las que lleva a cabo su negocio.
La base legal para el tratamiento de tus datos personales con la finalidad indicada en el apartado b), una vez has solicitado participar en el evento en cuestión mediante tu inscripción en el mismo, es el interés legítimo de TD SYNNEX en la apropiada gestión y celebración de dicho evento, permitiendo que el mismo se desarrolle con plenas garantías y que todos los asistentes puedan participar adecuadamente en él. En el caso específico de datos relacionados con la salud o características físicas o antropométricas, la base legitimadora es el consentimiento que prestas cuando nos comunicas dicha información.
Por su parte, la base de legitimación para el tratamiento previsto en la letra c) es el interés legítimo de TD SYNNEX en garantizar la seguridad de sus instalaciones, así como de las personas y bienes que se encuentren en ellas.
En el caso de la finalidad d), la base legal varía en función del tipo de imágenes:
Cuando se trata de planos generales y sonido ambiente, la base legal es el interés legítimo de TD SYNNEX en la publicitación y promoción de la imagen y marca "TD SYNNEX" y de la entidad organizadora, tanto en la esfera interna como externa, a fin de dotarlas de una mayor visibilidad y de configurar una imagen pública TD SYNNEX acorde con los ideales y valores que presiden su actividad, mediante la difusión de las actividades y eventos que organiza. Para ello, TD SYNNEX utiliza su página web y otros medios online y offline apropiados al efecto -e.g. redes sociales-, lo que posibilita el acceso a un público más amplio, optimizando de esta manera la eficacia de sus acciones de comunicación.
En caso de que, en el marco de la recogida de imágenes durante la celebración de los referidos eventos, TD SYNNEX, directamente o a través de terceros contratados por ésta, capte planos en los que se te pueda reconocer directamente primeros planos, el tratamiento de tu imagen y voz tiene su base legal en el consentimiento que prestas al asistir al evento. Con tu asistencia al evento, estás autorizando esta cesión de derechos de imagen de forma gratuita, para la utilización de los medios técnicos conocidos en la actualidad y los que pudieran desarrollarse en el futuro, por el máximo plazo permitido por la legislación de propiedad intelectual y sin limitación geográfica.
En el caso de la finalidad e), la base legal es el interés legítimo de TD SYNNEX en conocer la opinión y el grado de satisfacción de los asistentes a los eventos con el objetivo de llevar a cabo un proceso de mejora constante de los mismos.
Finalmente, te informamos que cuando el tratamiento se funda en el interés legítimo de TD SYNNEX, ésta ha llevado a cabo el correspondiente análisis de ponderación entre el interés legítimo y los derechos del Interesado, a fin de garantizar que se han tenido en cuenta las garantías necesarias para la adecuada protección de tus derechos.
¿Durante cuánto tiempo conservamos tus datos?
Los datos personales tratados con la finalidad a) serán conservados en tanto el interesado no manifieste su oposición al tratamiento de sus datos con dicha finalidad.
Respecto de los datos tratados con la finalidad indicada en el apartado b), en el caso de interesados que son o pueden ser invitados de forma recurrente a los eventos, los datos serán conservados en tanto aquéllos no manifiesten su oposición al tratamiento. En el supuesto de que los datos pertenezcan a personas invitadas a un evento determinado, los datos serán conservados hasta la conclusión del mismo.
Los datos personales tratados con la finalidad c) serán conservados durante el plazo de un mes desde que fueron recabados, salvo que fuera necesario hacerlo durante más tiempo, cuando se hubieran producido actos que atentasen contra las personas, bienes o instalaciones para el acceso a las instalaciones.
Por su parte, los datos personales tratados con la finalidad d) serán conservados mientras no manifiestes tu oposición o retires el consentimiento a dicho tratamiento, según lo indicado en el apartado de bases legitimadoras.
En caso de que ejercites tu derecho de oposición o retires tu consentimiento, se procederá a la supresión inmediata de las imágenes en que aparezcas.
Finalmente, los datos personales tratados con la finalidad e) serán tratados hasta la conclusión del análisis del resultado de la encuesta.
No obstante, transcurridos los plazos mencionados en los párrafos anteriores, los datos se conservarán, debidamente bloqueados, durante los plazos de prescripción de (i) las obligaciones legales a que pudiera estar sujeta TD SYNNEX y (ii) las posibles responsabilidades legales derivadas de la relación entablada con los interesados y el consiguiente tratamiento de sus datos personales.
¿A quién se comunicarán tus datos?
Tus datos serán utilizados por TD SYNNEX, cuando ello sea necesario para la correcta organización de los Eventos -incluyendo la seguridad de los mismos-, con fines de administración interna o para la publicación del material audiovisual captado durante los Eventos en las páginas web de dichas entidades.
Los datos también podrán ser comunicados a organismos de la Administración Pública cuando sea necesario para la organización de eventos en los que participen dichos organismos.
La base legitimadora de las comunicaciones descritas en los dos párrafos anteriores es el interés legítimo de TD SYNNEX en la apropiada gestión y celebración de dicho evento permitiendo que el mismo se desarrolle con plenas garantías y que todos los asistentes puedan participar adecuadamente en él; y, respecto del material audiovisual, el interés legítimo de TD SYNNEX y de la entidad destinataria de los datos en la publicitación y promoción de la imagen y marca “TD SYNNEX” y de la entidad organizadora del evento en cuestión.
Finalmente, tus datos también podrán ser comunicados, cuando el evento lo requiera, a prestadores de servicios de alojamiento, transporte y/o agencias de viajes. La base legitimadora de dichas comunicaciones es la aplicación de medidas precontractuales a solicitud del interesado y el interés legítimo de TD SYNNEX en la apropiada gestión y celebración de dicho evento permitiendo que el mismo se desarrolle con plenas garantías y que todos los asistentes puedan participar adecuadamente en él.
Asimismo, respecto a las mencionadas imágenes y vídeos, teniendo en cuenta la naturaleza y finalidades del tratamiento y, particularmente, su difusión a través de Internet, dichos datos podrán ser accesibles por cualquier tercero que pueda visualizar los medios de comunicación corporativos online u offline en los que el material audiovisual sea publicado.
Adicionalmente, los referidos datos podrán ser accesibles por prestadores de servicios internos y/o externos –p.ej. servicios informáticos, servicios de catering, servicios de control de accesos y otros servicios de seguridad, servicios de toma de imagen y vídeo, servicios web y empresas titulares del local donde se realice el evento, que quedarán configurados como encargados del tratamiento y con quienes TD SYNNEX ha firmado el correspondiente exigido legalmente.
En este contexto, te informamos de que las comunicaciones y encargos del tratamiento mencionados pueden comportar la transferencia de los datos personales a terceros países. En este sentido, TD SYNNEX lleva a cabo estas transferencias, en todo caso, a (i) países respecto de los que la Comisión Europea haya declarado la existencia de un nivel adecuado de protección de datos; (ii) en ausencia de una de tales decisiones, mediante la implementación de garantías adecuadas que, previo análisis de la normativa del país de destino, aseguren la protección de sus datos personales de conformidad con lo exigido por la normativa aplicable, tales como las Normas Corporativas Vinculantes (“BCR”) de TD SYNNEX (puedes descargar una copia de las BCR de TD SYNNEX en https://es.tdsynnex.com/DeclaracionPrivacidad ) o la firma con la entidad receptora de los datos de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea; y (iii) cuando no sea posible ampararse en ninguno de los supuestos anteriores y la transferencia tenga un carácter puntual, conforme a alguna de las excepciones contempladas en el artículo 49 RGPD.
En cualquier momento puedes dirigirte a TD SYNNEX para solicitar información adicional y/o una copia de las concretas garantías adecuadas adoptadas dirigiéndote en este sentido al Delegado de Protección de Datos a través de privacy@tdsynnex.com
¿Cuáles son tus derechos?
Tienes derecho a acceder a tus datos personales que son objeto de tratamiento, a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, a solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos, así como a ejercitar los derechos de oposición y limitación al tratamiento y de portabilidad de los datos. Asimismo, tienes derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, si bien dicha revocación no afectará a la licitud del tratamiento previo a la retirada.
Puedes ejercitar tu derecho de oposición a la toma de imágenes o retirar tu consentimiento durante la misma celebración del evento al que asistas, dirigiéndote a los fotógrafos y videocámaras para solicitar que tu imagen no sea captada ni grabada.
Respecto de los tratamientos basados en intereses legítimos, podrás solicitar información relativa a las conclusiones de la ponderación realizada por TD SYNNEX, así como oponerte a cualquiera de dichos tratamientos.
Tienes derecho también a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos a través de su página web www.aepd.es.
